Zatrudnianie cudzoziemców

Zatrudnianie cudzoziemców przez polskich przedsiębiorców to już nie szukanie tańszych pracowników, ale przymus ich zatrudnienia wobec braku siły roboczej na polskim rynku pracy.

Zatrudnianie cudzoziemców w związku z nowymi regulacjami jakie wejdą od nowego roku 2018 w życie to duże wyzwanie dla przedsiębiorców, które postaramy się Państwu w tym artykule przybliżyć.

O tym jak ważnymi dla polskiego przedsiębiorcy są pracownicy spoza naszego kraju najdobitniej świadczą statystyki i stale rosnąca ilość wniosków o zatrudnianie cudzoziemców.

W poniższej tabeli przedstawiamy zatrudnianie cudzoziemców w rozbiciu na kraje. TOP 10 krajów z największą liczbą wniosków o pracę otwiera Ukraina.

Wnioski o zezwolenie na pracę dla cudzoziemców

W polskich urzędach w 2016r. złożono 139.119 wniosków o wydanie zezwolenia na pracę i wydano 127.394 zezwoleń. Za pierwsze półrocze 2017r. liczba wniosków wynosiła już 117.031 i wydano w tym okresie 108.177 zezwoleń.

Szturm z wnioskami o wydanie zezwolenia na zatrudnianie cudzoziemców jaki ma obecnie miejsce na urzędy wojewódzkie powoduje wydłużenie całej procedury o dodatkowe tygodnie.

Na przykładzie urzędu wojewódzkiego w Warszawie z własnego doświadczenia wiemy (11.2017r.), że numerek z cyfrą 400 do biura podawczego w ciągu dnia to żaden ewenement.

Zmiany jakie wejdą w życie od 1 stycznia 2018r. w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2017 poz. 1065) mają na celu usprawnić uzyskanie zezwolenia na pracę przez obcokrajowca. Z drugiej strony wprowadzają dodatkowe obowiązki na pracodawców obarczając ich dużo wyższymi karami pieniężnymi za nielegalne zatrudnianie cudzoziemca, czy też nie wywiązywanie się z terminów jakie nakłada na nich ustawa.

Zatrudnianie cudzoziemców to nie tylko nowa siła robocza w firmie ale również dodatkowe obowiązki dla pracodawcy często obarczone sankcjami pieniężnymi.

Co się zmieni i na co szczególnie pracodawca powinien zwrócić uwagę (wybrane zagadnienia):

I. Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko w/w ustawie.

1. Kto powierza cudzoziemcowi nielegalne wykonywanie pracy podlega karze grzywny od 1.000PLN do 30.000PLN (było do 3.000PLN), (art. 120 ust. 1 w/w ustawy).
2. Cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, podlega karze grzywny nie niższej niż 1000 zł. (art. 120 ust. 2 w/w ustawy).
3. Kto żąda od cudzoziemca korzyści majątkowej w zamian za podjęcie działań zmierzających do uzyskania zezwolenia na prace lub innego dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy podlega karze grzywny od 3.000PLN do 30.000PLN (było 3.000PLN), (art. 120 ust. 4 w/w ustawy).
4. Kto nie dopełnia obowiązku posiadania wymaganego zezwolenia na pracę przez cudzoziemca podlega karze grzywny od 200PLN do 2.000PLN (art. 120 ust. 9 w/w ustawy).

5. Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, pisemnie powiadamia właściwy powiatowy urząd pracy o:
1) Podjęciu pracy przez cudzoziemca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy;
2) Niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

Brak takiego powiadomienia lub przekazanie nieprawdziwych informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny (art. 120 ust. 10 w/w ustawy).

Duże zagrożenia dla pracodawców upatrujemy właśnie w treści w/w art. 120 ust. 10. Jest to jedyny zapis w ustawie bez podanej kwoty kary grzywny. Spóźnienie się z powiadomieniem wojewody może zatem „drogo kosztować”.

6. W przypadku powierzenia pracy cudzoziemcowi zwolnionemu z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, jest zobowiązany do zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przetłumaczonej na język dla niego zrozumiały. Niedopełnienie tego obowiązku to kara grzywny od 200PLN do 2.000PLN (art. 120 ust. 11 w/w ustawy).

II. Zatrudnianie obcokrajowców.

1. Zezwolenie na pracę jest wydawane na wniosek podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Wniosek o jego przedłużenie należy złożyć nie wcześniej niż 90 dni i nie później niż w terminie 30 dni przed upływem okresu ważności zezwolenia (art. 88a w/w ustawy).
2. Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę obejmuje:
1) informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi oraz odpowiednio pracodawcy użytkownika lub podmiotu, do którego pracownik jest delegowany:
a) nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,
b) adres siedziby albo miejsca zamieszkania,
c) numer telefonu oraz numer faksu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
d) nazwę rejestru właściwego do prowadzenia działalności gospodarczej lub statutowej i numer wpisu w rejestrze – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą lub statutową, albo nazwę, serię, numer, datę wydania i datę ważności dokumentu tożsamości oraz nazwę organu, który wydał ten dokument – w przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej,
e) numery identyfikacyjne NIP i REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
f) numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, który prowadzi agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,
g) symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę,
h) liczbę osób wykonujących pracę na rzecz podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, w tym osób zatrudnionych przez ten podmiot,

i) oświadczenie składane pod rygorem odpowiedzialności karnej, czy zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 88j ust. 1 pkt 3-7 (tj. czy był osoba wnioskująca była karana) (składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”; klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań);

2) dane osoby przebywającej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, posiadającej dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków określonych w art. 88c ust. 6 pkt 1 (delegowanie pracowników w ramach świadczenia usług) i 2 (praca u pracodawcy zagranicznego) i upoważnionej do reprezentowania pracodawcy wobec wojewody i organów, o których mowa w art. 88f ust. 3 (wojewoda, ZUS, Państwowa Inspekcja Pracy, Krajowa Administracja Państwowa, Straż Graniczna, Policja):
a) imię (imiona) i nazwisko,
b) obywatelstwo,
c) nazwę, serię, numer, datę wydania i datę ważności dokumentu tożsamości oraz nazwę organu, który wydał ten dokument,
d) adres do korespondencji na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
e) numer telefonu oraz numer faksu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym
– w przypadkach, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 3-5;

3) dane osobowe cudzoziemca:

a) imię (imiona) i nazwisko,
b) płeć,
c) datę urodzenia,
d) obywatelstwo,
e) nazwę, serię, numer, datę wydania i datę ważności dokumentu podróży;

4) informacje dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi:

a) okres lub okresy pracy oznaczone datami,
b) stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
c) miejsce wykonywania pracy,
d) podstawę prawną wykonywania pracy,
e) wymiar czasu pracy lub przewidywaną liczbę godzin pracy w ciągu miesiąca lub tygodnia,
f) wysokość wynagrodzenia określoną stawką godzinową lub miesięczną,
g) zakres podstawowych obowiązków w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcowi.
3. Jeżeli cudzoziemiec będzie wykonywał pracę w okresie krótszym niż miesiąc, we wniosku o wydanie zezwolenia na pracę podaje się przewidywaną liczbę godzin pracy i wynagrodzenie za cały okres pracy.
4. Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi dołącza do wniosku dokumenty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 90 ust. 1 pkt 5, niezbędne do potwierdzenia danych zawartych we wniosku i okoliczności uzasadniających wydanie zezwolenia na pracę.
5. Zezwolenia na pracę wydaje właściwy wojewoda jeżeli wynagrodzenie nie będzie niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących prace porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.

6. Nowością jest określenie, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W roku 2018 będzie to kwota 2.100PLN brutto czyli dla pracodawcy koszt całkowity wyniesie 2.532,81PLN.

7. Dodatkowo podmiot musi dołączyć do wniosku informację starosty właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, sporządzoną z uwzględnieniem pierwszeństwa dostępu do rynku pracy dla obywateli polskich oraz cudzoziemców.
8. Gdy specyfika pracy tymczasowej wykonywanej przez cudzoziemca nie pozwala na wskazanie głównego miejsca jej wykonywania, informację, o której mowa w zdaniu poprzedzającym wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy użytkownika.

III. Terminy.

1. Starosta ma od 14 do 21 dni na przekazanie informacji pracodawcy o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji.
2. Wojewoda ma 30 dni na wydanie zezwolenia na pracę a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego 60 dni. Obecnie z uwagi na bardzo dużą liczbę składanych wniosków terminy ich rozpatrzenia przypadają pod koniec w/w terminów.
3. Wojewoda wydaje zezwolenie na pracę na czas określony, nie dłuższy niż 3 lata i może być ono przedłużane.

4. Gdy cudzoziemiec pełni funkcję w zarządzie osoby prawnej, która na dzień złożenia wniosku zatrudnia powyżej 25 osób, wojewoda może wydać zezwolenie na pracę na okres nie dłuższy niż 5 lat.

5. Podmiot powierzający cudzoziemcowi wykonywanie pracy w terminie 7 dni pisemnie powiadamia wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę, o następujących okolicznościach:
1) cudzoziemiec rozpoczął pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę, na warunkach, o których mowa w art. 88f ust. 1b;
2) nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego cudzoziemcowi wykonywanie pracy lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
3) nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
4) zmieniła się osoba reprezentująca pracodawcę, o której mowa w art. 88c ust. 6 pkt 3;
5) cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę;
6) cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące;
7) cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

IV. Zezwolenia na pracę.

1. Zezwolenie na pracę jest wydawane na określonego cudzoziemca i zawiera:
1) Podmiot powierzający pracę;
2) Stanowisko lub rodzaj pracy wykonywanej przez cudzoziemca;
3) Wymiar czasu pracy lub liczbę godzin w tygodniu lub miesiącu;
4) Rodzaj podpisywanej umowy;
5) Okres ważności zezwolenia.
2. Zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę, przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę lub zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę nie wymagają wydania nowego zezwolenia na pracę. Jest to duże ułatwienie dla przedsiębiorców wprowadzone przez ustawodawcę.

3. Podmiot powierzający cudzoziemcowi wykonywanie pracy może powierzyć mu na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym wykonywanie pracy o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę, jeżeli zostały spełnione pozostałe warunki określone w zezwoleniu na pracę oraz wymagania, o których mowa w art. 88d (Uzyskanie zezwolenia na pracę nie zwalnia z określonych odrębnymi przepisami wymogów, od spełnienia których uzależnione jest wykonywanie zawodów regulowanych lub działalności.). W takim przypadku uzyskanie zezwolenia na pracę określającego nowe okoliczności nie jest wymagane.

4. Zezwolenie na pracę jest wydawane w trzech egzemplarzach, z których dwa otrzymuje podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Jeżeli zezwolenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, dodatkowo wydaje się jeden egzemplarz zezwolenia w formie pisemnej.
5. Nowym zapisem w omawianej ustawie jest art. 88j ust. 2a mówiący o tym, że Wojewoda wydaje decyzję o odmowie wydania zezwolenia na pracę, jeżeli w danym roku nastąpiło przekroczenie obowiązującego go limitu zezwoleń na pracę, o którym mowa w art. 90b ust. 1 (Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw gospodarki oraz ministrem właściwym do spraw wewnętrznych może określić, w drodze rozporządzenia, maksymalną liczbę zezwoleń na pracę).
6. Wojewoda uchyla wydane zezwolenie jeżeli podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie prowadzi działalności gospodarczej, rolniczej lub statutowej, w szczególności zawiesił działalność, został wykreślony z właściwego rejestru lub jest w likwidacji.

V. Praca sezonowa.

1. Nowością w zatrudnianiu cudzoziemców jest praca sezonowa. Organem właściwym do wydawania tych zezwoleń jest starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

2. W przypadku zatrudnienia obywateli z takich Państw jak: Republika Armenii, Republika Białorusi, Republika Gruzji, Republika Mołdawii, Federacja Rosyjska lub Ukrainy procedura uzyskania zezwolenia jest ograniczona do minimum. Jedynym kryterium jest to by wysokość wynagrodzenia, która będzie określona w umowie z cudzoziemcem, nie była niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących w tym samym wymiarze czasu pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.

3. W odniesieniu do obcokrajowców starających się o pracę sezonową z innych krajów pracodawca musi dodatkowo dostarczyć informację od starosty właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, sporządzoną z uwzględnieniem pierwszeństwa dostępu do rynku pracy dla obywateli polskich oraz cudzoziemców.
4. Zezwolenie na pracę sezonową wydaje się na czas określony, który nie może być dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym.

Uczulamy każdego przedsiębiorcę na zapis mówiący o tym że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi na podstawie zezwolenia na pracę sezonową zapewnia mu zakwaterowanie.

Podmiot ten jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem odrębnej umowy w formie pisemnej określającej warunki najmu lub użyczenia kwatery mieszkalnej. Czynsz najmu kwatery mieszkalnej, nie może być potrącany z wynagrodzenia cudzoziemca. Postanowienia umowy przewidujące możliwość automatycznego potrącenia czynszu z wynagrodzenia cudzoziemca są nieważne. Przed podpisaniem umowy, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany do przedstawienia cudzoziemcowi tłumaczenia umowy na język dla niego zrozumiały.
5. W sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego powiatowy urząd pracy wpisuje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń albo starosta odmawia w drodze decyzji wpisania oświadczenia do ewidencji oświadczeń nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego – nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania oświadczenia.

VI. Opłaty.

1. Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi składa wniosek o wydanie zezwolenia na pracę lub jego przedłużenie po dokonaniu jednorazowej wpłaty w wysokości nie większej niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę za każdego cudzoziemca.
2. Podmiot powierzający wykonywanie pracy sezonowej cudzoziemcowi składa wniosek o wydanie zezwolenia na pracę lub jego przedłużenie po dokonaniu jednorazowej wpłaty w wysokości nie większej niż 10% minimalnego wynagrodzenia za pracę za każdego cudzoziemca.

3. Obecnie wysokość tych opłat określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2013r. w sprawie wysokości wpłaty dokonywanej w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca. Zgodnie z którym wysokość wpłaty przy składaniu wniosku wynosi:

1) 50 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi zamierza powierzyć wykonywanie pracy na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
2) 100 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi zamierza powierzyć cudzoziemcowi wykonywanie pracy na okres dłuższy niż 3 miesiące;
3) 200 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi zamierza delegować cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu realizacji usługi eksportowej.

Zatrudnianie cudzoziemców przez polskich przedsiębiorców to szansa na zwiększenie lub utrzymanie produkcji.

Wprowadzone przepisy mają na celu uporządkowanie systemu ewidencjonowania ruchu zatrudnianych cudzoziemców.
Podniesienie kar za nielegalne zatrudnianie do 30.000PLN na pewno spowoduje że przedsiębiorcy 10 razy się zastanowią czy warto będzie im zaryzykować. Z drugiej strony ucywilizuje to zatrudnianie obcokrajowców i zapewni im silniejsza pozycję w stosunku do pracodawcy.
Odejście w tym roku ponad 400tyś. osób na emeryturę spowoduje ogromne braki kadrowe w firmach. Czy w świetle tych faktów wprowadzone zmiany faktycznie ułatwią zatrudnianie obcokrajowców naszym zdaniem i tak i nie. Na co dzień przedsiębiorcy widzą, że ilość składanych przez nich wniosków do urzędów powoduje, że stają się one coraz mniej wydolne. W prowadzeniu biznesu, gdzie czas jest bardzo ważnym czynnikiem, oczekiwanie miesiącami na załatwienie formalności związanymi zezwolenia na pracę są nie do zaakceptowania. Jak można takiej sytuacji zaradzić, oczywiście starać się planować rozwój swojej firmy i na formalności rezerwować więcej czasu.

Zatrudnianie cudzoziemców to również wyzwanie dla biur rachunkowych obsługujących przedsiębiorców.

Szczególnie jest to ważne w przypadku jednoosobowych działalności czy małych spółek prawa handlowego, gdzie często właściciel pełni kilka funkcji na raz. Znajomość tematyki zatrudniania obcokrajowców i pilnowanie ustawowych terminów z nimi związanych to na dzień dzisiejszy wysiłek, któremu nie każde może biuro rachunkowe naszym zdaniem może podołać. Częste zmiany przepisów oraz rozszerzanie obowiązków nakładanych na przedsiębiorców powodują, że szczególnie biura księgowe muszą aktualizować swoją wiedzę również z innych dziedzin prawa. Tylko w ten sposób będą w stanie fachowo i kompleksowo obsłużyć swoich klientów.

Biuro rachunkowe w Warszawie AFC Group sp. z o.o. służy Państwu pomocą przy zatrudnianiu obcokrajowców.