KSeF – nowy obowiązek dla firm związany z fakturami.

Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT).

Wprowadzenie KSeF odbędzie się w dwóch głównych etapach:

od 1 lutego 2026 r.

obejmie dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),

od 1 kwietnia 2026 r.

obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł brutto dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Jednak w związku z tym, że znaczna część przedsiębiorców nie mieszcząca się w kategorii dużych podatników będzie otrzymywała od nich faktury to de facto ich obowiązek współpracy z KSeF rozpocznie się również od 1 lutego 2026r.

Zgodnie z oczekiwaniami przedsiębiorców zostały wypracowane następujące rozwiązania ułatwiające funkcjonowanie przedsiębiorców na początkowym etapie funkcjonowania nowego systemu. Będą one obowiązywały do końca 2026 r. i obejmują m.in.:

utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących,
nie karanie za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
odejście od obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)) na przelewie bankowym.

KSeF – nowy obowiązek dla firm związany z fakturami.

Od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Takie rozwiązanie umożliwi podatnikom zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Dzięki temu podatnicy będą mogli pewniej i skuteczniej korzystać z systemu po jego wprowadzeniu.

Faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych.

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury.

Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF. Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i kompletność systemu, a jednocześnie zagwarantują ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych.